تعلم الأكسس- مقدمة في قواعد البيانات الدرس الأول

Microsoft Access هو برنامج لإنشاء قواعد البيانات وإدارتها. و سنتناول في موقع إفهم أون لاين مجموعة من الدروس التعريفية ببرنامج الاكسس من البداية و حتى الإحتراف إن شاء الله و سنتحدث عن كل شئ بالتفصيل في عدة دروس قادمة.

كما قلنا في البداية برنامج الاكسس هو برنامج خاص بإنشاء و إدارة قواعد البيانات و بالتالي لكي نفهم سوياً طبيعة عمل برنامج الاكسس (Microsoft Access) ، يجب أولاً فهم ما معنى قواعد البيانات.

في هذا الدرس ، سنتعرف على قواعد البيانات وكيفية إستخدامها . وسنتعرف على الإختلافات بين إدارة البيانات في في برنامجي الـ Microsoft Access و Microsoft Excel.

البداية : ما هي قاعدة البيانات ؟

قاعدة البيانات هي مجموعة من البيانات المخزنة على الكمبيوتر. وتسمح تلك قواعد البيانات تلك لمستخدميها بإدخال المعلومات والوصول إليها وتحليلها بسرعة وسهولة.

ربما تندهش قليلاً صديقي العزيز زائر موقع إفهم أون لاين حين تدرك أنك ترى قواعد البيانات في كل ما يحيط بك دون أن تشعر .هل انتظرت يومًا بينما يقوم موظف إستقبال طبيب الأسنان الخاص بك بإدخال معلوماتك الشخصية في جهاز الكمبيوتر ؟ ،  موظفًا في المتجر يستخدم جهاز كمبيوتر لمعرفة ما إذا كان أحد العناصر الذي تسأل عنها موجوده لديه في المخزن؟ إذا حدث لك أي من المواقف السابقة  ، فقد رأيت قاعدة بيانات و شاهدت نتائج عملها .

أسهل طريقة لفهم قاعدة البيانات هي اعتبارها مجموعة من القوائم. فكر في إحدى قواعد البيانات التي ذكرناها أعلاه: قاعدة بيانات معلومات المريض في مكتب الطبيب. ما هي القوائم الموجودة في قاعدة بيانات مثل هذه؟ لتبدأ ، هناك قائمة بأسماء المرضى. ثم هناك قائمة بالمواعيد السابقة ، وقائمة بالتاريخ الطبي لكل مريض ، وقائمة بمعلومات الاتصال ، وما إلى ذلك.

وبالمناسبة المبدأ نفسه مشترك بين كافة أنواع قواعد البيانات من أبسطها إلى أكثرها تعقيدًا.

على سبيل المثال إذا كنت تهوي عمل المخبوزات و الحلويات لأصدقائك  قررت أن تحتفظ بقاعدة بيانات تحتوي على أنواع المخبوزات التي تستطيع عملها وقائمة بالأصدقاء الذين تمنحهم حلويات من صنعك.

هذه واحدة من أبسط قواعد البيانات التي يمكن تخيلها. يحتوي على قائمتين: قائمة بأصدقائك وقائمة بالمخبوزات التي تستطيع عملها

ومع ذلك ، إذا كنت خبازًا محترفًا ، فسيكون لديك العديد من القوائم لتتبعها: قائمة الزبائن، قائمة الأصناف المباعة، قائمة المنتجات التي يصنعها مخبزك , قائمة الأسعار ، والطلبات ، وما إلى ذلك. وبالتالي و بشكل منطقي كلما أضفت المزيد من القوائم ، كلما زادت تعقيد قاعدة البيانات.

في برنامج Microsoft Access ، تكون القوائم أكثر تعقيدًا من تلك التي تكتبها على الورق. يقوم Access بتخزين قوائم البيانات الخاصة به في جداول ، مما يسمح لك بتخزين معلومات أكثر تفصيلاً.

إذا كنت معتادًا على برامج أخرى في مجموعة Microsoft Office ، فقد تجد طريقة وضع البيانات و المعلومات في شكل جداول تذكرك ببرنامج Microsoft Excel ، والذي يسمح لك بتنظيم البيانات بطريقة مماثلة.

لماذا نستخدم قاعدة البيانات؟

إذا كانت قاعدة البيانات عبارة عن مجموعة من القوائم المخزنة في جداول ويمكنك إنشاء جداول في Excel ، فلماذا تحتاج إلى قاعدة بيانات معقدة بإستعمال برنامج الاكسس (Microsoft Access) بينما يعد Microsoft Excel رائعًا في تخزين الأرقام وتنظيمها ؟؟

سؤال منطقي عزيزي زائر إفهم أون لاين والإجابة ستكون أن برنامج الاكسس (Microsoft Access) أقوى بكثير في التعامل مع البيانات غير الرقمية ، مثل الأسماء والأوصاف. ومن منطلق حقيقة أن البيانات غير الرقمية تلعب دورًا مهمًا في أي قاعدة بيانات تقريبًا ، وبالتالي من المهم أن تكون قادرًا على فرزها وتحليلها و هنا تأتي نقطة تميز برنامج الاكسس .

نقطة أخرى من نقاط القوة في الاكسس هي حقيقة أنه ما يميز قواعد البيانات حقًا عن أي طريقة أخرى لتخزين البيانات هو الاتصال والعلاقات بين البيانات وبعضها البعض .

نحن نطلق على قواعد البيانات التي يتم إنشاءها و إداراتها بواسطة برنامج الاكسس (Microsoft Access) قاعدة بيانات علائقية.

قاعدة البيانات العلائقية أو باللغة الإنجليزية relational database ( أي قاعدة البيانات المبنية على العلاقات كما هو واضح من اسمها ) وهي قاعدة البيانات القادرة على فهم كيفية ارتباط القوائم والكائنات الموجودة بداخلها ببعضها البعض.

لاستكشاف هذه الفكرة ، دعنا نعود إلى قاعدة البيانات البسيطة التي ضربنا بها المثل فيما سبق والتي تحتوي على قائمتين: أسماء أصدقائك وأنواع المخبوزات التي تعرف كيفية صنعها.

تخيل أنك قررت إنشاء قائمة ثالثة وأسميتها (ماذا سأفعل ) لتقوم بتتبع المخبوزات التي ستقوم بعملها و إرسالها لأصدقائك .

ستحصل هذه القائمة الجديدة على جميع معلوماتها من القوائم التي قمت بإعدادها مسبقًا ( قائمة الأصدقاء التي تحتوي على أسماء أصدقائك و قائمة المخبوزات التي تحتوي على أنواع المخبوزات التي تستطيع عملها ) .

انظر كيف تستخدم القائمة الثالثة الجديدة التي قمت بإنشاءها الكلمات التي ظهرت في أول قائمتين؟

قاعدة البيانات قادرة على فهم أن العنصر المسمى الوالد و العنصر المسمى شيكولاته هما نفس العناصر الموجودة في أول قائمتين.

تبدو هذه العلاقة واضحة ، وسيفهمها الاكسس على الفور اما برنامج Excel  لن يفهمها في الواقع سوف يتعامل Excel مع كل هذه الأشياء على أنها معلومات مميزة وغير مرتبطة. في Excel ، يتعين عليك إدخال نوع كل جزئية من المعلومات في كل مرة تحتاج ذكرها في أي جدول جديد ستحتويه قاعدة البيانات الخاصة بك لأن قاعدة البيانات في الاكسيل لن تكون علائقية مثل قاعدة البيانات  بالاكسس Access. ببساطة ، يمكن لقواعد البيانات العلائقية التعرف على ما يمكن للإنسان الطبيعي التعرف عليه إذا ظهرت الكلمات نفسها في قوائم متعددة ، فإنها تشير إلى نفس الشيء.

حقيقة أن قواعد البيانات العلائقية يمكنها معالجة المعلومات بهذه الطريقة تسمح لك بإدخال البيانات والبحث عنها وتحليلها في أكثر من جدول في وقت واحد. سيكون من الصعب تحقيق كل هذه الأشياء في Excel ، ولكن في Access يمكن تبسيط المهام المعقدة وجعلها سهلة الاستخدام إلى حد ما.

وسنقوم في الفتره القادمة بإذن الله بمتابعة شروحات الاكسس في موقعكم إفهم أون لاين , لا تنسوا المتابعة دوماً