تعلم الأكسس- الكائنات و العناصر الدرس الثاني

Microsoft Access هو برنامج لإنشاء قواعد البيانات وإدارتها. و سنتناول في موقع إفهم أون لاين مجموعة من الدروس التعريفية ببرنامج الاكسس من البداية و حتى الإحتراف إن شاء الله و سنتحدث عن كل شئ بالتفصيل في عدة دروس قادمة.

كما قلنا في البداية برنامج الاكسس هو برنامج خاص بإنشاء و إدارة قواعد البيانات وتحدثنا في الدرس السابق عن مفهوم قواعد البيانات و الفرق بين البيانات و الجداول في برنامج الاكسس و برنامج الاكسل 

لذلك نرحب بك مرة أخرى عزيزي زائر إفهم أون لاين الراغب في تعلم برنامج الاكسس

مقدمة 

تتكون قواعد البيانات في Access من أربعة كائنات: الجداول (tables) والاستعلامات (queries) والنماذج (forms) والتقارير (reports). 

تتيح لك هذه الكائنات معًا إدخال البيانات وتخزينها وتحليلها وتجميعها وعرضها كما تريد .

في هذا الدرس ، ستتعرف على كل عنصر من العناصر الأربعة وستفهم كيفية تفاعلها مع بعضها البعض لإنشاء قاعدة بيانات علائقية تعمل بالشكل الذي تريده تماماً .

الجداول Tables 

كما تعلمنا في الدرس السابق أن أي قاعدة بيانات هي عبارة عن مجموعة من البيانات منظمة و موضوعة في عدة قوائم متصلة بعضها ببعض .

في Microsoft Access، يتم تخزين جميع البيانات في جداول ،وبمعنى آخر و بكل بساطة عليك أن تعلم أن الجداول هي قلب قاعدة البيانات في برنامج الاكسس .

وكأي جدول طبيعي ستجد أنه يتكون من أعمدة رأسية وصفوف أفقية .

في Access ، يُشار إلى الصفوف والأعمدة بالسجلات (records) والحقول (fields).

الحقل (field) هو مفهوم أشمل من كونه مجرد عمود فهو طريقة لتنظيم المعلومات حسب نوع البيانات الموجودة فيه .

كل معلومة داخل الحقل من نفس النوع. على سبيل المثال ، سيكون كل إدخال في حقل يسمى الاسم اسمًا ، وسيكون كل إدخال في حقل يسمى العنوان عنوانًا .

وبالمثل ، فإن السجل record  هو ليس مجرد صف ف جدول البيانات بل هو أكثر من ذلك بكثر ؛ إنها الوحدة الأساسية للمعلومات في برنامج الاكسس . كل خلية في صف معين هي جزء من سجل (Record) هذا الصف .

لاحظ كيف يحتوي كل سجل على عدة حقول. على الرغم من أن المعلومات الموجودة في كل سجل منظمة في حقول ، إلا أنها تنتمي إلى المعلومات الأخرى الموجودة في ذلك الصف على سبيل المثال خانة الاسم الأولى المذكور فيها أيمن ( أنا أيمن مرحباً بك بالمناسبة في إفهم أون لاين ) , و الخانة الأخرى على نفس الصف المذكور فيها اسم محمد و العنوان الاسكندرية و كل هذه البيانات خاصة بأيمن وليس لها علاقه بالصفوف الأخرى في نفس الجدول .

ما معنى المعرف أو الـ id ؟ هناك رقم موجود على يسار كل صف , هل رأيته ؟  إنه رقم المعرف الذي يحدد كل سجل كل سجل له رقم معرف خاص به لايمكن أن يكون هذا الرقم متكرر , و يتم كتابة هذا المعرف بشكل تلقائي في برنامج الاكسس ولن تقوم انت بكتابته . ويشير رقم المعرف الخاص (id) إلى كل معلومة موجودة في هذا الصف أو السجل .

الخلاصة أن الجداول هي وسيلة لتخزين المعلومات وثيقة الصلة بعضها ببعض .

على سبيل المثال : لنفترض أنك تمتلك مخبزًا ولديك قاعدة بيانات تتضمن جدولاً بأسماء العملاء ومعلوماتهم ، مثل أرقام هواتفهم وعناوين منازلهم وعناوين بريدهم الإلكتروني. نظرًا لأن هذه الأجزاء من المعلومات كلها تفاصيل عن عملائك ، يمكنك تضمينها جميعًا في نفس الجدول. سيتم تمثيل كل عميل بسجل فريد ، وسيتم تخزين كل نوع من المعلومات حول هؤلاء العملاء في الحقل الخاص بتلك النوعية من المعلومات . إذا قررت إضافة المزيد من المعلومات – على سبيل المثال ، تاريخ عيد ميلاد العميل – يمكنك ببساطة إنشاء حقل جديد داخل نفس الجدول.

النماذج (forms) والاستعلامات (queries) والتقارير (reports)

على الرغم من أن الجداول تخزن كل بياناتك ، فإن العناصر الثلاثة الأخرى – النماذج والاستعلامات والتقارير – توفر لك طرقًا متعددة للتعامل مع تلك البيانات التي سبق و قمت بتخزينها في الجداول .

يتفاعل كل عنصر من هذه الكائنات مع السجلات المخزنة في جداول قاعدة البيانات الخاصة بك بطريقه مختلفة للخروج بالمعلومات بالشكل الذي قمت بتأسيس قاعدة البيانات من البداية للوصول إليه .

و سنتحدث عن كل عنصر من تلك العناصر بالتفصيل في السطور التالية

النماذج (forms)

تُستخدم النماذج لإدخال السجلات وتعديلها وعرضها. من المحتمل أن تضطر إلى ملء النماذج في العديد من المناسبات ، مثل عند زيارة مكتب الطبيب أو التقدم لوظيفة أو التسجيل في المدرسة. السبب وراء استخدام النماذج في كثير من الأحيان هو أنها طريقة سهلة لتوجيه الأشخاص نحو إدخال البيانات المطلوب تضمينها في قاعدة البيانات الخاصة بالمكان بشكل صحيح. عند إدخال معلومات في نموذج في Access ، تنتقل البيانات إلى المكان الذي يريده مصمم قاعدة البيانات أن تنتقل إليه بالضبط: في جدول واحد أو أكثر من الجداول ذات الصلة.

الخلاصة مرة أخرى , تتكون قاعدة البيانات الخاصة بالاكسس من جدول أو عدة جداول , يتكون الجدول في برنامج الاكسس مثله مثل أي جدول طبيعي من صفوف و عواميد , الصفوف تسمى record و العواميد تسمى field

كل سجل أو صف أو record ( كلها نفس المسمى ) تحتوي على بيانات مرتبطه بعضها البعض مثل أسم الزبون : ايمن و اسم العائلة الخاص بنفس الزبون هو محمد و عنوان الزبون هو الاسكندرية … إلخ

كيف يتم تغذية تلك الجداول ؟ عن طريق النماذج أو الـ forms و هي الخانات التي تقوم بملوها حتى يتم وضعها بشكل تلقائي في أماكنها السليمة في الجدول … شاهد الجدول التالي :

تجعل النماذج إدخال البيانات أسهل. قد يكون العمل مع الجداول الشاملة أمرًا محيرًا ، وعندما تكون لديك جداول متصلة ، فقد تحتاج إلى العمل مع أكثر من جدول واحد في كل مرة لإدخال مجموعة من البيانات. ومع ذلك ، باستخدام النماذج ، من الممكن إدخال البيانات في جداول متعددة في وقت واحد ، وكل ذلك في مكان واحد. يمكن لمصممي قواعد البيانات وضع قيود على مكونات النموذج الفردية لضمان إدخال جميع البيانات المطلوبة بالتنسيق الصحيح. بشكل عام ، تساعد النماذج في الحفاظ على البيانات متسقة ومنظمة ، وهو أمر ضروري لقاعدة بيانات دقيقة وقوية.

الاستعلامات (queries)

الاستعلامات هي طريقة للبحث عن البيانات وتجميعها من جدول واحد أو أكثر. تشغيل استعلام يشبه طرح سؤال مفصل لقاعدة البيانات الخاصة بك. عند إنشاء استعلام في Access ، فإنك تحدد شروط بحث معينة للعثور على البيانات التي تريدها بالضبط.

تعد الاستعلامات أقوى بكثير من عمليات البحث البسيطة التي قد تجريها داخل جدول. بينما يمكن أن يساعدك البحث في العثور على اسم عميل واحد في عملك ، يمكنك تشغيل استعلام للعثور على اسم ورقم هاتف كل عميل أجرى عملية شراء خلال الأسبوع الماضي. يمكن أن يوفر الاستعلام المصمم جيدًا معلومات قد لا تتمكن من العثور عليها بمجرد النظر في البيانات الموجودة في الجداول.

التقارير (reports)

توفر لك التقارير القدرة على تقديم بياناتك مطبوعة. إذا تلقيت في أي وقت نسخة مطبوعة من الكمبيوتر لجدول الفصل الدراسي أو فاتورة مطبوعة لعملية شراء ، فقد شاهدت تقرير قاعدة البيانات. تعد التقارير مفيدة لأنها تتيح لك تقديم مكونات قاعدة البيانات بتنسيق سهل القراءة. يمكنك أيضًا تخصيص مظهر التقرير لجعله جذابًا من الناحية المرئية. يوفر لك Access القدرة على إنشاء تقرير من أي جدول أو استعلام.

خلاصة الدرس : 

حتى إذا كانت لديك فكرة جيدة عن كيفية استخدام كل كائن من العناصر السابق ذكرها سواء النماذج (forms) والاستعلامات (queries) والتقارير (reports) ، فقد يكون من الصعب في البداية فهم كيفية عملهم جميعًا معًا.

من المفيد أن تتذكر أنهم جميعًا يعملون بنفس البيانات. يتم تخزين كل جزء من البيانات التي يستخدمها استعلام أو نموذج أو تقرير في أحد جداول قاعدة البيانات الخاصة بك.

تسمح لك النماذج بإضافة البيانات إلى الجداول وعرض البيانات الموجودة بالفعل. تقدم التقارير البيانات من الجداول وأيضًا من الاستعلامات ، والتي تقوم بعد ذلك بالبحث عن البيانات وتحليلها ضمن هذه الجداول نفسها.

تبدو هذه العلاقات معقدة ، لكنها في الواقع تعمل معًا بشكل جيد وطبيعي لدرجة أننا لا نلاحظ في كثير من الأحيان عندما نستخدم كائنات قاعدة بيانات متصلة. هل سبق لك استخدام محرك بحث للبحث عن كتاب في المكتبة؟

عندما قمت بإجراء البحث ، كنت تقوم بإدخال مصطلحات البحث الخاصة بك في نموذج ثم قمت بإنشاء وتشغيل استعلام بناءً على طلبك.

عندما انتهى الاستعلام من البحث في جداول قاعدة البيانات عن السجلات التي تطابق بحثك ، تم عرض تقرير يستمد المعلومات من الاستعلام والجداول ذات الصلة – في هذه الحالة ، قائمة بالكتب التي تطابق مصطلحات البحث الخاصة بك. يمكنك تمثيل العلاقة المترابطة بين الكائنات التي قمنا بالحديث عنها في الدرس كمثال هنا :

لنفترض أنه بدلاً من استخدام هذه الأدوات ، كان عليك البحث داخل عدة جداول عملاقة تحتوي على كل كتاب في نظام المكتبة. : جدول لعناوين الكتب وأوصافها ، وجدول يحتوي على معلومات حول الكتب التي يتم إيداعها أو إخراجها ، وجدول مع كل فرع من فروع المكتبة ، على سبيل المثال لا الحصر.

سيتعين عليك البحث في ثلاث جداول على الأقل فقط للعثور على كتاب ومعرفة موقعه ومعرفة ما إذا كان قد تم تسجيله! من السهل تخيل مدى صعوبة العثور على الكتاب المناسب. إذا لم تكن حريصًا ، فقد تفسد شيئًا ما عن طريق حذف أو تحرير سجل عن طريق الخطأ. من السهل أن ترى كيف تجعل كائنات قاعدة البيانات هذا البحث أكثر قابلية للإدارة.

في درس مقدمة في قواعد البيانات ، ناقشنا مفهوم قاعدة البيانات العلائقية ، وهي قاعدة بيانات قادرة على فهم كيفية ارتباط مجموعات البيانات المختلفة ببعضها البعض. المواقف مثل المثال أعلاه هي بالضبط السبب الذي يجعل الناس يجدون قواعد البيانات العلائقية مفيدة جدًا. بدون قاعدة بيانات علائقية ، ما يجب أن يكون مهمة بسيطة – البحث عن كتاب ومعرفة ما إذا كان قد تم إيداعه وأين – يصبح أمرًا معقدًا بشكل لا يصدق ويستغرق وقتًا طويلاً. معرفة كيفية استخدام كائنات Access الأربعة يمكن أن تجعل المهام المعقدة سهلة الاستخدام إلى حد ما.

إلى هنا إنتهى الدرس و سنكمل في الدروس التالية كل ما تريد معرفته عن برنامج الاكسس

شاهد الدرس السابق

تعلم الاكسس – مقدمة في قواعد البيانات الدرس الأول – إفهم أون لاين (efhm.online)